Schnelle erste Schritte zum Nachverfolgen von Informationen

Mit den ergebnisorientierten Features von Office Access 2007 können Sie sofort anfangen zu arbeiten.

• Vorgefertigte Datenbanklösungen. Der neue Bildschirm Erste Schritte enthält zahlreiche vordefinierte Datenbanklösungen. Verwenden Sie diese Anwendungen wie ausgeliefert, um Kontakte, Ereignisse, Probleme, Anlagen, Aufgaben und vieles mehr zu überwachen. Sie können sie aber auch wie Vorlagen verwenden und so erweitern und verfeinern, dass sie die Arten von Informationen verwenden, die Sie nachverfolgen möchten, oder die gewünschte Methode zur Nachverfolgung einsetzen. Andere Anwendungsvorlagen werden nach und nach über Microsoft Office Online zur Verfügung gestellt. Dies wird jeweils im Fenster Erste Schritte angekündigt.
• Ergebnisorientierte Benutzeroberfläche. Zu den Aktualisierungen in Office Access 2007 gehört ein neues Aussehen, mit dem Sie Lösungen zur Nachverfolgung von Informationen (Access-Datenbanklösungen) leichter erstellen, ändern und mit ihnen arbeiten können. Die neue ergebnisorientierte Benutzeroberfläche ist kontextbezogen und im Hinblick auf Effizienz und Ermittelbarkeit optimiert. Von den fast 1.000 verfügbaren Befehlen, zeigt die neue Benutzeroberfläche Ihnen nur diejenigen an, die für die gerade ausgeführte Aufgabe relevant sind. Zusätzlich erhalten Anwendungen, die auf Office Access 2007 aufbauen, durch eine Fensteransicht im Registerformat, eine neue Statusleiste, neue Bildlaufleisten und eine neue Titelleiste ein sehr modernes Erscheinungsbild.
• Verbesserte Navigation. Mit dem neuen Navigationsbereich erhalten eine umfassende Ansicht von Tabellen, Formularen, Abfragen und Berichten bereit. Sie können sogar benutzerdefinierte Gruppen erstellen, um alle zu einer einzelnen Tabelle gehörenden Formulare und Berichte zu verwalten und anzuzeigen.
• Schnelle Tabellenerstellung. Office Access 2007 erleichtert die Arbeit direkt auf einem Datenblatt für die Erstellung und Anpassung von Tabellen. Geben Sie einfach Informationen in eine Datenzelle ein, genau wie jetzt schon in Microsoft Office Excel. Wenn Sie einen neuen Wert eingeben, fügt Office Access 2007 automatisch ein neues Feld hinzu und erkennt den Datentyp (beispielsweise Datum, Zahl oder Text). Sie können sogar Excel-Tabellen in ein neues Datenblatt einfügen. Office Access 2007 erstellt dann alle Felder und erkennt dabei automatisch die Datentypen.
• Import von Kontaktdatensätzen aus Microsoft Office Outlook 2007. Sie können ganz einfach einen einzelnen Access-Kontaktdatensatz mit Office Outlook 2007 austauschen und einen Kontaktdatensatz von Outlook in Office Access 2007 importieren. Sie können auch einen Kontaktdatensatz aus Office Access 2007 exportieren und in Outlook 2007 als Kontakt speichern.
• Filtern und Sortieren von Daten. Office Access 2007 erleichtert das Filtern von Daten und bringt so Klarheit in geschäftliche Fragen. Für Text-, Zahlen- und Datumsdatentypen sind unterschiedliche Filteroptionen verfügbar. Beispielsweise ist es dank neuer Filteroptionen ganz einfach, eine Datumsspalte nach allen Datensätzen für heute, gestern, letzte Woche, nächsten Monat, die Zukunft, die Vergangenheit usw. zu filtern. Die Filter von Office Excel 2007 und Office Access 2007 sind miteinander konsistent, so dass Sie das Suchen der zum Filtern nötigen Informationen nicht erst neu lernen müssen.
• Arbeiten mit mehrwertigen Feldern. Office Access 2007 unterstützt komplexe Datentypen. Sie können also Spalten erstellen, die mehr als einen Wert pro Zelle akzeptieren. Wenn Sie beispielsweise eine Aufgabe mehr als einer Person zuweisen, können Sie alle Namen in der Zelle aufnehmen. Die Windows SharePoint Services-Technologie ist mit diesen komplexen Datentypen kompatibel, damit die Datensymmetrie zwischen den lokalen und den webbasierten Repositories sichergestellt werden kann.
• Anfügen von Dokumenten und Dateien an Ihre Datenbank. Ihre Anwendungen können interessantere und hilfreichere Informationen enthalten als jemals zuvor. Sie können an einzelne Datensätze im Datenspeicher mehrere Dateien anfügen, z. B. Fotos, Dokumente oder Kalkulationstabellen. Auf diese kann dann leicht Bezug genommen werden. Wenn die Datei nicht in einem komprimierten Format vorliegt, wird sie von Office Access 2007 automatisch komprimiert. Dies spart Festplattenspeicherplatz.
• Interaktiver Formularentwurf. Office Access 2007 enthält eine Benutzeroberfläche für den Formularentwurfs, die nach WYSIWYG-Prinzip (What You See Is What You Get) arbeitet. Sie können das Formularlayout in Echtzeit auf dem Bildschirm entwerfen und ändern und das Formular in der Vorschau anzeigen, während Sie es erstellen. Mit der WYSIWYG-Entwurfsbenutzeroberfläche können Sie Formulare sehr schnell erstellen, so dass Sie mehr Zeit mit Ihrer eigentlichen Arbeit und weniger Zeit mit Entwurf und Formatierungsfragen verbringen.
• Rich-Text-Unterstützung. Fett gesetzter Text? Kursiver Text? Kein Problem. Office Access 2007 stellt eine Rich-Text-Unterstützung für Daten in Tabellen bereit.

Erstellen und Anpassen aussagekräftiger Berichte

Mit Office Access 2007 können Sie auch komplexe Informationen verständlich aufbereiten, indem Sie sie in nützlichen Berichten konsolidieren. Diese erleichtern fundiertere Entscheidungen.

• Interaktive Bearbeitung im Berichtsentwurfsmodus. Dank neuer Funktionalität in Office Access 2007 können Sie schon während der Erstellung eines Berichts sehen, wie die Daten darin später angezeigt werden. Mit der neuen WYSIWYG-Benutzeroberfläche können Sie das Berichtslayout direkt bearbeiten, während Sie die Daten im Berichts-Designer durchsuchen. Sie müssen den Bericht also nicht ausführen, um zu sehen, wie er auf der Seite angezeigt wird. Dies erleichtert die Erstellung eines hervorragend aussehenden Berichts und spart Zeit.
• Interaktives Durchsuchen von Berichten. Im neuen Modus für das Suchen in Berichten können Sie Benutzerberichte leichter finden. Mit STRG+F können Sie Datensätze suchen, die Daten in andere Anwendungen kopieren und zu den Detaildaten wechseln, um sie zu bearbeiten. Mit der neuen Filterfunktionalität können Sie die gesuchten Informationen leichter finden, um Entscheidungen besser treffen zu können.
• Gruppieren von Informationen in Berichten. Der verbesserte Gruppierungsbereich zeichnet sich durch die übersichtliche Gliederung der Datengruppen, so dass Sie eine Vorschau der Änderungen anzeigen können, während Sie sie auf die Berichte anwenden. Sie können ganz einfach Gesamtwerte, Teilergebnisse, Zähler und andere Elemente hinzufügen, die Ihnen beim Analysieren der Daten helfen. Außerdem können Sie die Informationen auch auf mindestens einer Ebene gruppieren und Teilergebnisse hinzufügen.

Freigeben nachverfolgter Informationen für andere Benutzer

Mit Office Access 2007 können Sie Informationen ganz einfach sammeln und sie sicherer und flexibler für andere Benutzer verfügbar machen.

• Sammeln von Daten mit Office Outlook 2007. Mit Office Access 2007 können Sie einfacher Informationen von anderen Benutzern sammeln. Access 2007 erstellt das Datensammlungsformular automatisch in Microsoft Office InfoPath 2007 oder über HTML im Textkörper der E-Mail-Nachricht. Sie können dieses Formular an Empfänger senden, deren E-Mail-Adressen Sie dem Ordner Kontakte in Outlook oder aus Access selbst entnehmen. Office Outlook 2007 verarbeitet die eingehenden Formulare und speichert die Daten im Datenspeicher von Office Access 2007. Dabei werden die Daten in der Nachverfolgungsanwendung sofort aktualisiert, ohne dass Sie sie neu eingeben müssen.
• Webzusammenarbeit mit Windows SharePoint Services. Über Websites, die auf Windows SharePoint Services basieren, kann Ihr Team kommunizieren, Dokumente freigeben und zusammen an einem Projekt arbeiten. Sie können Ihre Access-Dateien in Bibliotheken veröffentlichen oder die Anwendung und damit auch die Daten und die Frontenddatenbank nach Windows SharePoint Services verschieben, so dass Ihr Team einfach über den Browser mit ihr interagieren kann. Sie können Formulare und Berichte im Rahmen der eingerichteten Berechtigungseinstellungen direkt auf der Windows SharePoint Services-Website anzeigen, aktualisieren oder löschen.
• Nachverfolgen von Listen von Windows SharePoint Services mit Office Access 2007. Noch benutzerfreundlicher wird es, wenn Sie Informationen in Listen von Windows SharePoint Services mit dem Office Access 2007-Client auf Ihrem Computer nachverfolgen.
• Offlinearbeit mit Listen von Windows SharePoint Services. Mit Office Access 2007 können Sie offline mit Windows SharePoint Services arbeiten. Auf Reisen beispielsweise können Sie eine lokale Kopie einer SharePoint-Liste auf Ihrem Laptop führen. Sie können diese Liste wie jede andere Tabelle in Office Access 2007 bearbeiten und abfragen. Formulare und Berichte, die die SharePoint-Liste verwenden, sind vollständig interaktiv und Office Access 2007 kann die lokale Liste später mit der Onlineliste synchronisieren, wenn Sie den Laptop wieder mit dem Netzwerk verbinden.
• Integration in den Workflow von Windows SharePoint Services. Autoren, die Anwendungen für die Zusammenarbeit von Arbeitsgruppen mit Office Access 2007 entwickeln, können Geschäftslogik verwenden, die mithilfe der Workflowunterstützung von Windows SharePoint Services erstellt wurde. Verwenden Sie Workflows, um Aufgaben automatisch anderen Benutzern zuweisen, Berichte zum Projektstatus zu erstellen und den pünktlichen Abschluss von Aufgaben sicherzustellen. Alle Aufgaben von Windows SharePoint Services können je nach bevorzugter Arbeitsweise in Office Access 2007 oder Office Outlook 2007 angezeigt werden.
• Benachrichtigungen über E-Mail und RSS. Benutzer können E-Mail-Benachrichtigungen abonnieren, die gesendet werden, wenn Datensätze hinzugefügt, gelöscht oder geändert werden. Benutzer von RSS-Abonnements (Really Simple Syndication) können außerdem Listenfeeds in Office Outlook 2007 abonnieren.
• Mobile Konnektivität. Auf Listen von Windows SharePoint Services kann auch über ein Mobiltelefon zugegriffen werden, so dass Remotebenutzer immer die aktuellsten veränderlichen Unternehmensinformationen abrufen können.
• Unterstützung von PDF und XPS. Mit Office Access 2007 können Sie einen Bericht als PDF-Datei (Portable Document Format) oder im XPS-Format (XML Paper Specification) speichern, um ihn zu drucken, per E-Mail zu verteilen oder anderweitig bereitzustellen. Durch Speichern als PDF- oder XPS-Datei zeichnen Sie Berichtsinformationen in einer leicht zu verteilenden Form auf, bei der alle Formatierungsmerkmale beibehalten werden und mit der die anderen Benutzer den Bericht drucken oder überprüfen können, auch wenn sie nicht über Office Access 2007 verfügen.1

1 Eine PDF- oder XPS-Datei aus einem 2007 Microsoft Office System-Programm kann erst nach der Installation eines Add-Ins gespeichert werden.

Verwalten und Überwachen vertraulicher Informationen

Office Access 2007 erleichtert Ihnen das Erfüllen Ihrer Informationsverwaltungsanforderungen durch verbesserte Datentransparenz in einer verwaltbaren Umgebung.

• Verbesserte Sicherheit. Damit Office Access 2007 noch sicherer wird und konsistent mit den anderen Programme von 2007 Office System ist, enthält Office Access 2007 neue sowie verbesserte Sicherheitsfeatures. Vereinheitlichte Entscheidungen zu Vertrauensstellungen sind über Microsoft Office Trust Center integriert. Vertrauenswürdige Standorte erleichtern es, in Ordnern mit erhöhter Sicherheit eine Vertrauensstellung mit allen Datenbanken zu erstellen. Umgekehrt können Sie auch eine Office Access 2007-Anwendung laden und dabei Code oder Makros deaktivieren, um die Sicherheit zu erhöhen.
• Datenüberwachung. Ohne IT-Support zu benötigen, können Sie ganz einfach Daten aus einer lokalen Datenbankdatei auf einen Server mit Windows SharePoint Services migrieren, den die IT-Spezialisten Ihrer Organisation gemäß den Organisationsrichtlinien verwalten, schützen und sichern können.
• Überarbeitungsverlauf. Dank neuer Funktionalität können Sie Datensätze nachverfolgen und anzeigen, wer sie erstellt, bearbeitet und gelöscht hat. Sie können auch anzeigen, wann die Informationen geändert wurden, und bei Bedarf einen Rollback für Datenbearbeitungen ausführen.
• Festlegen von Berechtigungen. Mit Windows SharePoint Services können Sie verwalten, welche Benutzer Zugriff auf Ihre Daten haben, und Sie können eingeschränkte Leseberechtigungen oder vollständige Bearbeitungsrechte erteilen.
• Papierkorb. Sie können mit dem Papierkorbfeature in Windows SharePoint Services Daten wiederherstellen, die aus Versehen gelöscht wurden.